Der Bewerbungsprozess beginnt einfach gesagt immer mit dem Eingang einer Bewerbung. Idealerweise folgt eine Eingangsbestätigung und dann werden die Kandidaten innerhalb von 1-3 Werktagen angerufen. Der Anruf stellt sicher, dass die Person grundsätzlich für die Stelle geeignet ist.

Nach dem Telefonat gibt es eine Einladung zu einem persönlichen oder virtuellen Bewerbungsgespräch. Die passenden Kandidaten erhalten im Anschluss direkt eine Zu- bzw. Absage oder man lernt sie bei einem Probetag besser kennen.

Spätestens jetzt folgt eine endgültige Einstellung oder Absage. So sieht im wesentlichen ein Bewerbungsprozess aus, der es ermöglicht geeignete Kandidaten zu filtern und möglichst passende Menschen einzustellen.

Ein Prozess, wie oben aufgezeigt, verlangt in der Praxis einiges an Zeit und Ressourcen. Nicht nur Personalleitung oder -abteilung wird gefordert, sondern auch Vorgesetzte und Geschäftsführer.

E-Mails müssen versendet werden, Termine sind zu koordinieren, der Status der Bewerber muss irgendwo festgehalten werden, Notizen sollen nur für die zuständigen Personen einsehbar sein, gute Talente will man sich für später vormerken,…

Meist erfolgt dieser ganze Prozess innerhalb einer Excel Tabelle, wo die Bewerber verwaltet werden.

Spätestens ab der 5. Stelle endet das dann im völligen Chaos und ist absolut nicht mehr übersichtlich. Wenn wir jetzt noch das Fass „Datenschutz“ aufmachen, dann wird einem spätestens jetzt klar, dass das so nicht funktionieren kann.

Realistisch betrachtet bedarf es ca. 2-3 Stunden Zeit pro Bewerber, wenn die Personalleitung ihren Job gut machen möchte. Tatsächlich hören wir von manchen Personalern zum Teil sogar noch höhere Zahlen.

Wenn man sich gerade genau an diesem Punkt befindet, wo die Verwaltung der Bewerber nicht mehr übersichtlich zu sein scheint, dann ist der ideale Zeitpunkt, um eine Bewerbermanagement Software einzuführen.

Jetzt macht es Sinn, weil man den tatsächlichen Aufwand sieht, der notwendig ist, um gute Kandidaten einzustellen. Was wäre nämlich, wenn man plötzlich folgende Funktionen zur Verfügung hat:

Und das ist nur ein Bruchteil der Funktionen, die eine gute Bewerbermanagement Software mitbringt.

Alleine durch die ganzen Automatisierungsmöglichkeiten können dadurch pro Bewerber 1-1,5 Stunden Zeit sofort eingespart werden. Die vereinfachte Terminverwaltung, die Verfügbarkeit der Leitfäden & Fragen und die weiteren Funktionen sparen nochmal eine gute Stunde Zeit für alle Beteiligten.

Zusätzlich wird die Qualität der Telefonate und Bewerbungsgespräche enorm verbessert und man verliert messbar weniger Bewerber in dem gesamten Prozess, weil man ihn plötzlich aktiv beeinflussen kann.

Die Automatisierungen, Leitfäden und Fragenkataloge stellen eine gleichbleibende Qualität sicher.

Wir arbeiten mit einer Vielzahl an Kunden aus Handwerk und Industrie. In der Regel sehen wir Excel Tabellen und E-Mail Postfächer zur Verwaltung der Bewerber. Ein hoher Zeitaufwand, mangelnder Datenschutz und vor allem der Verlust von guten Bewerbern sprechen absolut gegen diese Methoden.

Wenn man gute Bewerber nicht an seine Mitbewerber verlieren möchte, dann kommt man um eine Bewerbermanagement Software nicht herum.

Es gibt verschiedenste Anbieter, die wir in der Praxis einsetzen. Aber einer ist uns besonders aufgefallen und eignet sich ideal für unsere Branche, nämlich Recruitee.

Die Bewerbermanagement Software Recruitee eignet sich für Unternehmen mit einer Größe von 50 – 1.000 Mitarbeiter und einer durchschnittlichen Anzahl von bis zu 20 offenen Jobs. Bei größeren Unternehmen muss man sich die Anforderungen im Detail ansehen.

Die Anbindung an bestehende Systeme und Automatisierungen ermöglichen eine rasche Einführung in ein Unternehmen. Man kann in etwa 3-4 Wochen rechnen, bis das System im praktischen Einsatz ist.

Unternehmen, die auch in Zukunft gutes Personal einstellen wollen, haben einen deutlich höheren Aufwand in der Beschaffung. Um diesen zeitlichen Aufwand im Rahmen zu halten, sollte eine Bewerbermanagement Software eingesetzt werden.

Die Automatisierungsmöglichkeiten, die einfache Verwaltung der Bewerber und besonders die steigende Qualität der Arbeitsabläufe sprechen stark dafür. Immerhin wird viel Geld in die Personalsuche investiert und wenn dann gute Bewerber im Nachgang verloren gehen, wird ebenso viel Geld in den Sand gesetzt.